Computer-Tipps für faule (Verwaltungs-) Menschen
(Empfehlungen, Arbeitshilfen, Vorlagen)
(Beitrag in Verwaltungsmanagement.info, Version 2.13 - siehe "Nutzungsbedingungen")

Computer-Tipps für "faule" Menschen?
Dabei geht es natürlich um "intelligentes" Faulsein: mit wenig Aufwand viel erreichen.

Das Potenzial solch "kleiner" Ineffizienzen im Verwaltungsalltag könnte bis zu einem Prozent betragen, bei knapp 4 Mio. Beschäftigten im öffentlichen Dienst[FN1] kann man sich ausrechnen, was das bedeutet - an Kosten oder weniger Leistung für den Bürger oder (internen) Kunden, aber auch vermehrter Anstrengung für die Computernutzer, die nicht zu unterschätzen ist!

Im Folgenden deshalb einige Anregungen, wie man mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse erreichen kann. Dazu gehört übrigens auch, manche Möglichkeiten des Computer nicht zu nutzen, weil sie nicht zu effizientem Arbeiten gehören. Ein Teil der heutigen Problematik ist die Fehlqualifizierung beim IT-Training, verursacht durch unkritische Auswahl dessen, was vermittelt wird, z. T. auch geprägt durch den Ehrgeiz der Lehrpersonen, einem die letzten Feinheiten beizubringen, die sie (!) locker beherrschen. Hier gilt oft: weniger ist mehr, aber welches "Weniger", darauf kommt es an!

Allgemeines

1. IT-Kompetenz
   (was man können muss, um den Computer effizient zu nutzen, und was nicht)
    
2. Die wichtigsten Word- und Windows-Befehle für effizientes Arbeiten
   (ohne Ballast, für Mausliebhaber wie Tastaturfreaks)
    
3. Tastatur-Training:
   Mit 10 Fingern schneller schreiben und mit weniger Fehlern
   
   Die Vorteile des 10-Finger-Systems:
   1. Sie schreiben entspannter!
   2. Sie schreiben schneller
   3. und mit weniger Fehlern.
   Das kann man z. B. mit einem kostenlosen Programm recht gut trainieren. Das ist zwar langweilig, aber es lohnt die Mühe, denn noch etliche Jahre werden wir mit der Tastatur Texte eingeben und bearbeiten müssen, das Computerdiktat ist noch kein vollwertiger Ersatz.
   
   Hier der Link zum Programm (Stand: 29.12.2005, ohne Gewähr):
   TippRapid V.1.1 Tastaturtraining (720 KB). Wer mit Firofox surft, kann auch das Online-Trainingsprogramm nutzen: Tipprapid online
   
   Wenn Sie mit der Tastatur locker(er) umgehen können fällt es auch leichter, ihre Möglichkeiten auszuschöpfen. Achten Sie darauf, nicht ständig zwischen Maus und Tastatur zu wechseln: das ist anstrengend, auch wenn Sie daran gewöhnt sind. Nutzen Sie statt dessen
• die Tabulator-Taste, um zum nächsten Feld zu springen bzw. mit Umschalt+Tab zurück (in einem Menü oder Formular auf dem Bildschirm (Bildschirm-Maske), und
• die Eingabe-Taste ("Enter"), um die Eingabe abzuschließen.
   
4. Computer-Diktat: die entspannte Art, Texte zu produzieren und zu bearbeiten
   Die Spracherkennung ist inzwischen so ausgereift, dass es sich lohnt, Texte damit zu erstellen und zu bearbeiten. Gerade bei umfangreicher Textproduktion ist es hilfreich, sich von der Tastatur lösen zu können. Ideal auch, wenn man andere Texte verarbeitet, z. B. parallel zum Lesen eines Textes daraus zitieren oder ihn kommentieren will.
   
   Insgesamt lässt sich damit eine deutliche Steigerung von Effizienz und Komfort erreichen:
   

   +	deutlich schnellere Texterstellung, selbst unter Berücksichtigung des Korrekturaufwandes
   +	mit mehr Komfort, weil die Benutzung der Tastatur entfällt (Eingabe wird über Headset erfasst, die Hände sind frei, z. B. für das Blättern in Akten oder Büchern)
   +	keine Tippfehler beim Standard-Wortvorrat
   -	allerdings sorgfältige Kontrolle auf Erkennungsfehler notwendig

   
   Allgemeine Informationen dazu aus den Jahren 1999 bis 2001. Der dort angegebene Leistungsstand ist inzwischen noch wesentlich besser geworden, oder auch: der Einstieg ist leichter, die Benutzung komfortabler, die Ergebnisse sind besser.
   
   Aktuellere Informationen und Test lassen sich gut über Google recherchieren, Suchwort "Computerdiktat".
   
   Voraussetzungen für den Einsatz:
   

   o	die Sprachdisziplin, die erforderlich ist, wenn man einen Vortrag hält, sowie
   o	durchschnittliche Fertigkeiten im Umgang mit dem Computer.

    
5. Speichern im PDF-Format: Format konservieren, Texte virenfrei versenden
   Statt Texte im Original-Format (Word oder HTML) zu speichern und zu versenden ist es manchmal empfehlenswert, sie in das PDF-Format umzuwandeln, u. a. um sie in ein kompaktes Dateiformat zu bringen und das Erscheinungsbild zu konservieren. Das gilt z. B. auch, um elektronisch verfügbare Texte aus dem Internet zu archivieren oder im Rahmen einer Diplomarbeit nachzuweisen.
   
   Bei Versand als E-Mail ist vorteilhaft nicht nur, dass das Format nicht verändert wird, es können sich auch keine Viren einschmuggeln. Deshalb ist dies generell ein nützliches Werkzeug für den Austausch von Texten oder Bildern!
   
   Wer den - kostenpflichtigen - Acrobat Writer/Distiller nicht zur Verfügung hat, kann dazu auf kostenlose Programme zurückgreifen:
    
1. Win2PDF ist einfach in Installation und Handhabung (wird wie ein Drucker angewählt), ergänzt aber das Dokument um eine zusätzliche Seite am Ende mit dem Hinweis auf das Programm - für Dokumentationszwecke nicht wirklich problematisch.
2. FreePDF ist ein kostenloses aber leistungsfähiges Programm, http://freepdfxp.de/fpxpinfo.htm, das keine Werbung ergänzt. Es setzt aber unbedingt voraus, dass zunächst das Programm "GhostScript" installiert wurde (siehe mehr auf der angegebenen Website), ist also weniger einfach zu installieren.
3. Daneben gibt es verschiedene andere kostenlose Programme, einige ergänzen den Text um Hinweise auf das kostenpflichtige Programm oder den Software-Anbieter. Beispiel:
   cib-software: http://www.cib.de/deutsch/products/pdfplugin/download.asp
   pdfree: http://www.motechno.info/
4. Alle Angaben ohne Gewähr!  

Dank für diesen Tipp an den Kurssprecher des Lehrgangs 99-3!
(andere Suchwörter: word pdf converter)

6. Internet-Suche

    

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Speziell für Studierende
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1. Hinweise, Vorlagen, Format-Beispiele für eigene Texte
    
2. Immer wieder benötigt: ein Sitzplan. Er sollte "kundenfreundlich" sein, d. h. auch bei größerem Abstand lesbar und mit allen Angaben versehen, die für die Beteiligten nützlich sein können. Gleichzeitig sollte einfach erstellt und gepflegt werden können, sprich: eine normale Excel-Datei. Verbesserungsvorschläge sind willkommen! B.K. 2005-12-29
    
3. Referate
   1. Dokumentvorlage für die schriftliche Fassung
      Empfehlung: Verwenden Sie für die schriftliche Fassung der Referate
      die Dokumentvorlage für die Diplomarbeit, Sie trainieren damit die
      schreib- und IT-technische Seite dieses Projekts.
       
   2. Vorlagen für PowerPoint-Präsentationen

Studienmaterial (Lehr- und Lerntexte übersichtlich formatiert)
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• Vorlagen für PowerPoint-Präsentationen

Diplomarbeit / wissenschaftliche Arbeiten
So gewinnen Sie den Kampf mit dem Computer, arbeiten effizient mit gutem Ergebnis:

1. Formatvorlagen mit Erläuterungen
    
2. Aufgaben zur Formatvorlage für Diplomarbeiten
    
3. Zur Dokumentation aller Internet-Quelle:
   für eigene Zwecke oder zur Ablieferung zusammen mit der Diplomarbeit können Internet-Quellen auch als PDF-Dateien gespeichert werden, s. o.

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